Thỏa thuận xử lý dữ liệu của Hibira Live Chat

Bản dự thảo, chưa được luật sư xem xét. Nếu bản dịch khác với bản tiếng Anh, bản tiếng Anh được ưu tiên áp dụng. Ngày hiệu lực: sẽ được ấn định khi ra mắt chính thức.

Thỏa thuận xử lý dữ liệu (DPA) này là một phần của Điều khoản dịch vụ Hibira Live Chat giữa khách hàng ("Bên kiểm soát") và Hibira (tên thương mại của một cá nhân kinh doanh (chủ sở hữu duy nhất) có trụ sở tại Đài Loan, "Bên xử lý"; tên của người kinh doanh được cung cấp không chậm trễ khi có yêu cầu). DPA áp dụng khi Bên xử lý xử lý dữ liệu cá nhân trong Dữ liệu khách hàng thay mặt Bên kiểm soát. Khi có mâu thuẫn với Điều khoản dịch vụ, DPA này được ưu tiên.

1. Phạm vi xử lý

2. Nghĩa vụ của Bên xử lý

Bên xử lý sẽ:

1. chỉ xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn bằng văn bản của Bên kiểm soát, bao gồm Điều khoản dịch vụ, DPA này và cấu hình Dịch vụ của Bên kiểm soát, và báo cho Bên kiểm soát nếu cho rằng một chỉ dẫn vi phạm pháp luật;
2. giữ bí mật cuộc trò chuyện như mục 3 của Điều khoản dịch vụ mô tả, và bảo đảm người kinh doanh cùng mọi nhà thầu có quyền truy cập đều bị ràng buộc nghĩa vụ bảo mật;
3. không sử dụng Dữ liệu khách hàng để huấn luyện mô hình AI cho bất kỳ ai ngoài Bên kiểm soát, và không bán Dữ liệu khách hàng;
4. áp dụng các biện pháp bảo mật tại Phụ lục A;
5. hỗ trợ Bên kiểm soát, trong phạm vi hợp lý có thể, trả lời yêu cầu của chủ thể dữ liệu (cổng khách hàng cho phép quản trị viên tìm, xuất và xóa cuộc trò chuyện của khách truy cập) và thực hiện đánh giá tác động và tham vấn trước;
6. cung cấp thông tin cần thiết để chứng minh việc tuân thủ, và cho phép kiểm toán như quy định tại mục 7.

3. Nghĩa vụ của Bên kiểm soát

Bên kiểm soát chịu trách nhiệm về việc có cơ sở hợp pháp, thông báo cho khách truy cập rằng tính năng trò chuyện do Bên xử lý cung cấp thay mặt Bên kiểm soát và có sử dụng trả lời bằng AI hay không, tính chính xác và hợp pháp của dữ liệu thu thập, và giữ bí mật khóa danh tính khách truy cập cũng như khóa đăng nhập một lần.

4. Bên xử lý phụ

1. Bên kiểm soát cho phép các bên xử lý phụ tại Phụ lục B.
2. Bên xử lý sẽ thông báo trước ít nhất 30 ngày qua email và trên chat.hibira.io về bên xử lý phụ mới. Bên kiểm soát có thể phản đối vì lý do bảo vệ dữ liệu hợp lý; nếu các bên không thể giải quyết, Bên kiểm soát có thể chấm dứt phần Dịch vụ bị ảnh hưởng và được hoàn tiền theo tỷ lệ.
3. Bên xử lý ràng buộc mỗi bên xử lý phụ bằng các điều khoản bảo vệ dữ liệu không kém hơn DPA này và vẫn chịu trách nhiệm về việc thực hiện của bên đó.

5. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Bên xử lý có trụ sở tại Đài Loan và xử lý dữ liệu tại Hồng Kông (AWS ap-east-1) và Singapore (Neon, trên AWS ap-southeast-1), và chỉ đối với Bên kiểm soát bật trả lời bằng AI hoặc tìm kiếm cơ sở kiến thức, còn xử lý tại Nhật Bản (Amazon Bedrock, AWS Tokyo ap-northeast-1, và Osaka ap-northeast-3 khi Tokyo quá tải). Mạng của Cloudflare có thể định tuyến kết nối qua điểm biên gần nhất. Khi việc chuyển dữ liệu cần biện pháp bảo vệ, các bên đồng ý áp dụng Điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn của EU (Mô-đun 2 hoặc 3 tùy trường hợp), Phụ lục của Vương quốc Anh, hoặc hợp đồng tương đương theo yêu cầu của pháp luật quốc gia của Bên kiểm soát (ví dụ hợp đồng mẫu theo PIPA của Hàn Quốc hoặc hợp đồng tiêu chuẩn theo PIPL của Trung Quốc), các văn bản này được dẫn chiếu và là một phần của DPA.

6. Vi phạm dữ liệu cá nhân

Bên xử lý sẽ thông báo cho Bên kiểm soát không chậm trễ quá mức và trong mọi trường hợp trong vòng 48 giờ kể từ khi biết về vi phạm dữ liệu cá nhân ảnh hưởng đến dữ liệu của Bên kiểm soát. Thông báo sẽ mô tả bản chất của vi phạm, dữ liệu và chủ thể bị ảnh hưởng nếu đã biết, hậu quả có thể xảy ra và các biện pháp đã thực hiện.

7. Kiểm toán

Bên xử lý sẽ trả lời các bảng câu hỏi bảo mật hợp lý và chia sẻ báo cáo kiểm toán hoặc chứng nhận của bên thứ ba khi có. Nếu những điều đó không đủ để chứng minh tuân thủ, Bên kiểm soát có thể thực hiện kiểm toán mỗi năm một lần, bằng chi phí của mình, với thông báo trước 30 ngày, trong giờ làm việc, theo nghĩa vụ bảo mật, và không truy cập dữ liệu của khách hàng khác.

8. Hoàn trả và xóa

Khi không gian làm việc còn mở, Bên kiểm soát có thể xuất cuộc trò chuyện từ cổng khách hàng. Nếu Bên xử lý chấm dứt không gian làm việc, Bên kiểm soát có thể xuất dữ liệu trong 30 ngày; không gian làm việc do Bên kiểm soát tự xóa sẽ bị xóa ngay lập tức. Sau đó Bên xử lý xóa dữ liệu còn lại của Bên kiểm soát, bao gồm dữ liệu lưu trữ dài hạn, và xóa bản sao lưu trong vòng 35 ngày, trừ khi pháp luật yêu cầu giữ lại một phần.

9. Trách nhiệm

Trách nhiệm của mỗi bên theo DPA này tuân theo các giới hạn trong Điều khoản dịch vụ, trừ khi pháp luật bảo vệ dữ liệu áp dụng không cho phép.

Phụ lục A: Biện pháp bảo mật

• TLS 1.2 trở lên cho mọi lưu lượng của widget, hộp thư, API và webhook; danh tính khách truy cập được ký (HMAC hoặc JWT) và mã đăng nhập một lần có thời hạn ngắn và chống phát lại.
• Mã đăng nhập và phiên chỉ được lưu dưới dạng băm SHA-256; bí mật không bao giờ được ghi vào nhật ký.
• Dữ liệu của mỗi không gian làm việc được tách biệt khỏi các không gian làm việc khác trong mọi truy vấn; nhân viên hỗ trợ chỉ thấy không gian làm việc của mình.
• Kho dữ liệu và dữ liệu lưu trữ dài hạn được mã hóa khi lưu trữ, chỉ được truy cập qua mạng riêng hoặc TLS đã xác thực; người kinh doanh và nhà thầu truy cập theo đặc quyền tối thiểu với xác thực đa yếu tố.
• Giới hạn tần suất, kiểm tra bot (Turnstile) và chống DDoS tại biên.
• Sao lưu được mã hóa, giám sát và cảnh báo, và quy trình ứng phó sự cố.
• Cập nhật thư viện phụ thuộc và vá lỗ hổng theo lịch định kỳ.

Phụ lục B: Bên xử lý phụ

Creem (đại lý bán lại và Bên bán chính thức của chúng tôi) và Google Workspace (email) chỉ xử lý dữ liệu về khách hàng của chính Bên xử lý (ví dụ thông tin tài khoản và thanh toán), không xử lý Dữ liệu khách hàng, vì vậy chúng được liệt kê trong Chính sách quyền riêng tư của Live Chat thay vì ở đây.